Catatan Akuntansi yang Diperlukan pada Saat Pendirian Dana Kas KecilMembentuk dana kas kecil adalah praktik umum untuk bisnis dari semua ukuran. Ini menyediakan cara mudah untuk menangani pengeluaran kecil sehari – hari tanpa harus menulis cek atau melalui proses penggantian yang panjang. Namun, ketika menyiapkan dana kas kecil, sangat penting untuk menyimpan catatan akuntansi yang akurat untuk memastikan transparansi dan akuntabilitas. Dalam posting blog ini, kita akan membahas catatan akuntansi yang diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil.
- Voucher Kas Kecil: Voucher kas kecil adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat semua transaksi kas kecil. Ini harus mencakup tanggal, jumlah, tujuan, dan penerima setiap pengeluaran dari dana kas kecil. Voucher ini berfungsi sebagai jejak kertas dan membantu melacak penggunaan dana.
- Catatan Kas Kecil: Seiring dengan voucher kas kecil, menjaga catatan kas kecil sangat penting. Log ini harus berisi informasi terperinci tentang setiap transaksi, termasuk nomor voucher, tanggal, deskripsi pengeluaran, jumlah, dan dokumen pendukung seperti tanda terima atau faktur. Log kas kecil bertindak sebagai register untuk semua aktivitas kas kecil.
- Tanda Terima dan Faktur: Menyimpan tanda terima dan faktur untuk semua pengeluaran kas kecil sangat penting untuk pencatatan yang tepat. Dokumen – dokumen ini berfungsi sebagai bukti biaya yang dikeluarkan dan harus dilampirkan pada voucher kas kecil yang sesuai. Penting untuk memastikan bahwa tanda terima dan faktur terperinci, terbaca, dan berisi semua informasi yang relevan, seperti nama vendor, tanggal, barang yang dibeli, dan jumlah yang dibayarkan.
- Permintaan Pengisian Ulang: Karena dana kas kecil habis, dana tersebut perlu diisi ulang secara berkala. Formulir permintaan pengisian ulang harus digunakan untuk mendokumentasikan proses pengisian ulang. Formulir ini harus mencakup tanggal, jumlah yang diminta, perincian pengeluaran, dan dokumen pendukung apa pun seperti voucher dan tanda terima kas kecil. Ini membantu mempertahankan jejak audit yang jelas dan memastikan bahwa dana diisi ulang secara akurat.
- Lembar Penghitungan Kas: Menghitung uang tunai dalam dana kas kecil secara teratur sangat penting untuk memastikan bahwa itu sesuai dengan saldo yang tercatat. Lembar penghitungan kas harus digunakan untuk mendokumentasikan setiap jumlah kas. Lembar ini harus mencakup tanggal, jumlah uang tunai yang dihitung, setiap perbedaan yang ditemukan, dan tanda tangan orang yang menghitung uang tunai dan saksi. Ini memberikan verifikasi fisik saldo kas dana.
- Entri Buku Besar: Untuk memperhitungkan transaksi kas kecil dengan benar, penting untuk membuat entri yang sesuai dalam buku besar. Entri ini harus dirinci dan mencakup tanggal, deskripsi pengeluaran, dan akun pengeluaran yang sesuai. Dengan membuat entri ini, Anda dapat secara akurat melacak dan mengkategorikan semua pengeluaran kas kecil dalam catatan keuangan organisasi Anda.
Mendirikan dana kas kecil adalah cara praktis dan efisien untuk menangani pengeluaran kecil. Namun, sangat penting untuk menjaga catatan akuntansi yang tepat untuk memastikan transparansi, akuntabilitas, dan pelaporan keuangan yang akurat. Dengan menerapkan catatan akuntansi yang disebutkan di atas, bisnis dapat secara efektif mengelola dana kas kecil mereka dan melacak setiap pengeluaran. Ingat, pencatatan yang akurat adalah dasar dari sistem kas kecil yang dikelola dengan baik.
